Empresários do setor de tecnologia desenvolvem plataforma na web para gerenciar o trabalho e o tempo dos funcionários
Para os empreendedores Antonio Carlos Soares, Franklin Valadares e Patrick Lisbona, a gestão de tarefas, equipes e tempo em ambientes corporativos sempre foi uma missão complicada. É fácil perder o controle sobre o que deve ser feito, por quem e para quando, uma vez que as tarefas e acompanhamentos podem ficar espalhados e, por vezes, perdidos entre e-mails, planilhas e outras plataformas.
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Sócios. Soares (E), Lisbona e Valadares, da Runrun.it. FOTO: Felipe Rau/Estadão
Quando sócios da Aorta em 2007, empresa de aplicativos móveis, não era diferente. “Quando estávamos com 60 funcionários, a gente perdeu o controle de tudo”, afirmou Soares. Em 2009, Valadares, o programador do trio, decidiu se debruçar sobre APIs de código aberto para criar um sistema de gerenciamento próprio. O resultado começou a ser testado no departamento de TI da Aorta e, posteriormente, em outras áreas. Logo, se espalhou para outras empresas.
Os três sócios notaram a melhora na produtividade das equipes e perceberam que tinham em mãos um software que preenchia uma lacuna no mercado brasileiro. Após vender a Aorta para o grupo RBS em 2009, criaram, em 2012, a Runrun.it – nome da plataforma que agora batizava a companhia.
A empresa acabou de receber uma rodada de R$ 2,1 milhões em investimento da 500 Startups e da Monashees Capital. A plataforma de gerenciamento corporativo já é utilizada por mais de 2 mil empresas em 25 países.
Como funciona. O Runrun.it funciona no sistema de SaaS (software como um serviço, na sigla em inglês): o usuário não precisa instalar o programa, mas o acessa pela web e paga uma mensalidade, que varia conforme o número de usuários da empresa (até 10, 20, 50 ou 100) e a capacidade de armazenamento. Até cinco usuários, o uso é gratuito.
O gestor cadastra a empresa ou o setor, adiciona colaboradores e informa de quem eles podem ou não receber tarefas. Em seguida, cadastra as principais atividades do dia a dia e define as prioridades. Cada projeto possui sua própria timeline de acompanhamento e feedback.
As atividades são enviadas ao funcionário pela própria plataforma que, a partir do histórico anterior ou do que é indicado pelo usuário, apresenta o tempo ideal para a conclusão do projeto. A plataforma também estima quando a tarefa será finalizada, tendo como base a lista de pendências do colaborador. É possível repriorizar uma tarefa, que leva o sistema a reajustar todo o resto das atividades.
Segundo a empresa, a concentração de gestão na plataforma não apenas diminui drasticamente a quantidade de e-mails como também evita desentendimentos sobre o que é para ser feito e quando a tarefa foi enviada. De acordo com os empreendedores, a ferramenta protege o funcionário do excesso de demandas com prazo curto, além de apontar no que ele está empenhando naquele determinado momento e se está sendo eficiente.
Diariamente, gestores podem ter acesso a relatórios com o acompanhamento dos projetos, produtividade da equipe e gestão do tempo.
Soares conta que, na Aorta, ao tentar resolver o problema de diversas tarefas sendo entregues ao mesmo tempo e sem a definição de prioridades, e recorreu a algumas ferramentas já disponíveis no mercado. Para ele, a maioria se encaixava em dois extremos: ou eram sistemas muito abertos, em que qualquer pessoa poderia delegar qualquer tarefa indistintamente, o que só “digitalizava a bagunça”, ou eram sistemas muito rígidos e complexos, que dificultavam não só a compreensão, mas o acompanhamento.
A Runrun.it, criado inicialmente como uma extensão da ferramenta Basecamp, seria, para ele, um meio termo entre os dois modelos, pois permite que haja organização, hierarquia e confidencialidade quando necessário, porém de uma forma simples e de fácil acompanhamento.
O serviço possibilita a gestão de tarefas, de tempo – mostra quantas horas cada funcionário tem disponível e quantas horas cada projeto demanda – e de desempenho. “Isso serve para você visualizar quem de fato faz a diferença no seu ambiente de trabalho e ser mais justo”, aponta.
“Nosso objetivo era aumentar a produtividade com gestão de projetos sem firulas. Com o Runrun.it, é possível ver em que as pessoas estão trabalhando e quando as coisas serão entregues”, aponta Valadares, criador do software. “O interessante é que o gestor também pode observar o que é de fato possível de ser feito, sem sobrecarregar sua equipe, ver que os recursos, como tempo, são finitos, e daí decidir como melhor administrá-los”.
Ele aponta que, apesar de ser um software para empresas, se inspirou na simplicidade de aplicativos para desenvolver a plataforma. “Queríamos um produto pensado para o consumidor mas que resolvesse problemas corporativos”, destaca Soares.
Produtividade. Para Soares, a gestão corporativa está parada no tempo desde o meio dos anos 1995. “Eu trabalhava em banco na época, e havia o cara do malote correndo para cima e para baixo para fazer as entregas, além das máquinas de escrever e calculadoras de rolo”, conta.
“Quando surgiu o e-mail e planilha eletrônica, houve um salto de produtividade monstruoso, que mudou a forma como as empresas trabalhavam e como as pessoas se relacionavam. De 1995 para cá, no entanto, a gente continua fazendo tudo da mesma forma”, destaca.
Ele cita pesquisa daMcKinsey Global Institute, que aponta que empresas de todo o mundo poderiam ampliar o potencial produtivo global em até US$ 1,3 trilhão se aplicassem os softwares sociais para gerir o dia a dia dos colaboradores e equipes.
Segundo dados da instituição de pesquisa americana The Conference Board de 2012, o Brasil aparece na 75ª posição no ranking mundial de produtividade, atrás de diversos países latinoamericanos. “Para o País crescer, é preciso orientar as pessoas a trabalhar com o que é prioritário. Queremos fazer isso com o Runrun.it.”
Com o aporte do fundo brasileiro Monashees Capital e a 500 Startups, do Vale do Silício, os empreendedores querem investir na divulgação e no aprimoramento da plataforma, sobretudo na interface, além de integrar o sistema ao calendário.
FONTE:
http://blogs.estadao.com.br/link/startup-da-semana-runrun-it/
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