O aumento na competitividade das organizações tem levado a considerável redução no ciclo de vida de seus produtos e serviços. Dessa forma, as empresas têm buscado alternativas para fazer com que os novos produtos cheguem mais rapidamente ao mercado, gerando assim vantagem competitiva frente seus concorrentes. Para atingir esse objetivo, o uso de técnicas e ferramentas de gerenciamento de projetos é essencial.
Durante todo seu desenvolvimento, os projetos reúnem e geram conhecimento. Organizações voltadas para projetos criam seus conhecimentos pela prática do que foi desenvolvido em cada um de seus projetos, ou seja, pelo conhecimento disseminado das experiências de seus colaboradores. Nesse contexto é extremamente crítico que sejam documentadas as melhores práticas adotadas em um projeto específico, para utilização em projetos futuros.
Dessa forma, implementar efetivamente conceitos, técnicas e instrumentos de gestão do conhecimento no gerenciamento de projetos pode se revelar um importante diferencial competitivo para as organizações.
Os projetos nas empresas estabelecem uma base de conhecimento, e com esta base podemos aprimorar processos, reduzir custos e gerar valor ao negócio. A base de conhecimento em projetos tem o objetivo de consolidar e distribuir o conhecimento para todos participantes e interessados nos projetos (stakeholders), considerando os seguintes objetivos:
- Apoiar a aquisição e compartilhamento de conhecimentos;
- Agilizar e tornar mais confiável o processo de tomada de decisão durante o projeto;
- Ser repositório único de conhecimentos e informações relevantes;
- Reduzir os custos e retrabalhos com o armazenamento das lições aprendidas;
- Armazenar todo o histórico dos projetos para consulta posterior;
- Estimular a troca de conhecimento entre os envolvidos;
- Minimizar os riscos durante o projeto.
As premissas básicas para a existência da base de conhecimento são:
- Deve estar sempre atualizada;
- As informações devem ser confiáveis;
- Disponível a todos, que tiverem permissão;
- Disponível, preferencialmente,a qualquer hora e por vários meios de acesso (internet, intranet, papel);
- Simples e de linguagem acessível ao público que irá acessá-la.
O gerente de projeto deve criar sua base de conhecimento ou utilizar uma já existente na empresa. O mais importante e difícil na criação desta base é saber quais informações são relevantes, a quem interessam e aonde encontrá-las. E o primordial é motivar e estimular toda a equipe para que utilize e atualize a base em seu dia a dia.
A seguir, relaciono algumas informações relevantes que devem ser armazenadas durante o decorrer do projeto:
Lições aprendidas
Durante todas as etapas do projeto muitas ações e decisões geram reações que podem ser tanto positivas quanto negativas. O conhecimento obtido com estas vivências deve ser formalizado de forma simples e acessível para consulta posterior.
Dados históricos
Toda a informação adquirida sobre assuntos que impactam o projeto. Principalmente, quando é coletada de forma custosa, reduzindo assim o tempo de levantamento para os próximos projetos. Sua principal utilidade é servir de auxilio para tomadas de decisões baseadas em estimativas históricas.
Erros cometidos
Têm como objetivo registrar os principais erros cometidos pela equipe para serem estudados, discutidos e entendidos os motivos que geraram a decisão errada, evitando assim que estes se repitam futuramente.
Mapa de raciocínio
Registro de como e porque foram tomadas todas as decisões no decorrer do projeto. Estes documentos deverão ser estudados a fim de aprender com decisões certas ou erradas cometidas no passado, bem como os dados que levaram a estas decisões.
Boas práticas
Práticas inovadoras que surtiram um efeito acima do esperado durante o projeto que merecem ser registrada para serem reutilizadas.
Informações da equipe de projeto
Todas as competências e deficiências da equipe poderão ser registradas na base de conhecimento. Os conhecimentos e cursos também são importantes, pois desta forma o gerente do projeto terá de forma centralizada informações de quem é o melhor recurso para desenvolver determinadas atividades.
Documento dos projetos
Todos os documentos inerentes ao desenvolvimento do projeto, de forma versionada. Por exemplo, relatórios de status do projeto, apresentações, relatório de encerramento do projeto.
Uma base de conhecimentos atualizada no decorrer do projeto para ser consultada em projetos futuros enriquece não somente os resultados esperados nos mesmos, mas também oferece à organização possibilidades ampliadas de desenvolvimento de novas soluções a partir da inovação e do aprendizado contínuos, proporcionando um crescimento consistente.
Para tanto, a organização deve estar disposta a acreditar que a gestão do conhecimento pode ser uma ferramenta poderosa para o sucesso não só do projeto em andamento, mas para a continuidade do seu negócio como um todo, mesmo que isso acarrete uma mudança cultural. Dessa forma, a ênfase na gestão do conhecimento aliada com a disseminação das metodologias e práticas de gerenciamento de projetos torna evidente a vantagem competitiva em se aplicar essas duas técnicas.
FONTE: informationweek.itweb
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