Quantas tarefas você precisa realizar hoje? E amanhã?
Para a maioria dos profissionais modernos, estas perguntas são suficientes para que comecem a pensar em todas as atividades pessoais e profissionais que deve realizar em um curto espaço de tempo. Parece que nunca há tempo suficiente para fazer tudo o que devemos ou queremos.
Existem inúmeros livros, revistas e sites que dizem como se organizar e aproveitar melhor seu tempo. Algumas dicas são simples, outras complexas. Geralmente, são as dicas simples que causam maior efeito. Não estamos dizendo que as complexas não são válidas, mas quanto mais complicada a forma de organização, menos pessoas terão a disciplina necessária para adotá-la.
Em leituras sobre o tema e aplicação de diversos métodos de organização, aprendemos que existem alguns princípios básicos que se aplicam a qualquer um… e que são sempre dicas realmente simples mas eficazes.
Portanto, temos a seguir 3 sugestões essenciais para que você se organize melhor são:
1) Você precisa de um método. Não importa como você se organiza, o importante é que se organize. Alguns usam pequenas anotações em post-its, outros preferem ferramentas baseadas na web – isto depende de cada um. No entanto, se você não tem nenhum método de organização certamente perderá informações, compromissos e tarefas. Planeje e execute.
Existem alguns métodos consagrados, como GTD – Getting Things Done. Pessoalmente, não uso nenhum destes métodos. Desenvolvi minha própria forma de organização usando mapas mentais (via software). O importante é que você descubra uma forma que se adapte melhor a sua forma de ser e que você consiga acompanhar sem grandes esforços.
2) A disciplina é obrigatória. A importância de ter um método que se adapte a seu estilo é que você deve segui-lo. Se você não possui a disciplina necessária, não irá manter as informações atualizadas, registrar novas atividades e tirar aquelas já realizadas.
Informações na cabeça são informações em risco. Não confie em sua memória por melhor que ela seja. Ignorar a disciplina de organização pela pressa, e tentar lembrar tudo achando que “desta vez não vou esquecer” é um erro muito comum (eu já o cometi). Tenha no bolso um pequeno bloco de anotações, use seu PDA ou o gravador de voz do celular, mas não tente armazenar tudo em sua mente.
3) Não faça mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Quando você tenta fazer várias coisas simultaneamente, seu tempo total para completar o conjunto de atividades será maior. Se você não pode se dar ao luxo de ficar algumas horas em uma só tarefa, o segredo é dividir cada atividade em tarefas menores para que cada uma possa ser executada por completo em um espaço de tempo menor.
A organização pessoal não deve ser uma tortura. Quando isto acontece, inevitavelmente a pessoa acaba largando sua estrutura de informações. Felizmente, também é mais simples do que parece. E melhor ainda, você não precisa definir hoje a estrutura que vai usar no longo prazo… tome os primeiros passos para colocar sua vida em ordem e vá melhorando o processo aos poucos. Eventualmente você encontrará a fórmula que funciona perfeitamente para você.
FONTE:ogerente
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