O que é um ERP e como usá-lo em uma micro empresa

Além de aspectos econômicos e tributários, um grande inimigo de uma micro empresa é ser tratada como uma grande empresa, só que menor. Da mesma forma que uma criança necessita de cuidados muito diferentes de um adulto baixinho, não podemos simplesmente aplicar em micro empresas as mesmas ferramentas e conhecimentos usados por grandes corporações, só que em menor quantidade.

No caso de um ERP, o próprio nome já remete à burocracia comum de grandes corporações: Enterprise Resource Planning. Porém, apesar do nome cheio de frescura, na prática um ERP não é nada mais nada menos do que um sistema que integra diversas áreas de gestão da sua empresa. Ao invés de ter milhares de planilhas, uma pra cada coisa, você centraliza todas as informações em um lugar só.

Confira agora algumas dicas sobre como utilizar ao máximo o potencial desse tipo de sistema.

Capitão Planeta: Um ótimo exemplo do quanto é bacana

 a união de seus poderes

A principal vantagem de um ERP em relação às planilhas

Sendo bem direto ao ponto: a principal vantagem de um ERP em relação às planilhas é o fato de você ter um panorama geral da empresa em um só lugar, sem precisar abrir uma planilha para cada área (clientes, tarefas, finanças, etc.)

Um bom ERP consegue te mostrar de forma rápida e simples as informações mais importantes que um empresário precisa analisar no dia-a-dia:

• Como está o andamento do meu processo de vendas?
• Quais as próximas tarefas que minha equipe deve executar?
• Quanto tenho de dinheiro em caixa e quanto terei no final do mês?

Sincronia de dados pode te economizar MUITO tempo

Uma coisa que eu particularmente apanhava muito quando usava planilhas era o fato de ter que digitar a mesma informação em lugares diferentes.

Por exemplo, quando fechava uma venda, registrava na planilha de contatos qual era o projeto fechado e seu valor. Depois ia na planilha financeira e colocava o prazo e valor do pagamento. Além disso, ainda configurava em outra planilha os lembretes de tarefas que precisava entregar para o cliente.

Depois de começar a usar um ERP eu simplesmente associo as tarefas, lembretes e movimentações financeiras na ficha de um contato, de forma integrada, o que agiliza muito o processo.

Um bom sistema te mostra formas mais eficientes de gerenciar a empresa

Outra coisa bacana de um ERP é que normalmente eles são criados por empresas que possuem bastante experiência na área de gestão, o que faz com que os sistemas sejam projetados de uma maneira que permita o uso das melhores práticas do mundo empresarial.

Por exemplo, ao controlar minhas vendas pela planilha, eu marcava que tinha enviado um material para um cliente. Porém, não tinha nenhum controle se ele havia respondido ou não, o que fazia com que me esquecesse de dar continuidade ao contato e, consequentemente, perdesse vendas.

Ao usar o ERP, vi a possibilidade de definir tarefas com recorrência. Passei então a marcar as tarefas de vendas como feitas, porém com lembretes recorrentes caso não houvesse resposta. Isso fez com que o sistema periodicamente me lembrasse de entrar em contato com o cliente, mantendo vivo o relacionamento sem precisar depender da minha memória.

Conclusão: Existem diversas opções, encontre a que melhor se encaixa no seu dia-a-dia

Já que agora você tem uma noção bacana das vantagens de um ERP, saiba que existem MUITAS ferramentas disponíveis no mercado, variando muito nos quesitos: preço, funcionalidade e simplicidade de uso. Na prática, o que mais importa é experimentar algumas opções e ver qual delas se encaixa melhor no seu dia-a-dia.

FONTE: saiadolugar