As reuniões de empresas são meios instituídos como forma de unir pessoas de diversos setores, ou não, para que tomem conhecimento de fatos e coordenadas importantes, e atuem na tomada de decisões que desenvolvam a empresa. Mas estas reuniões, embora sejam essenciais para a comunicação da equipe, podem acabar se tornando muito extensas, fazendo com que percamos uma parte importante do nosso tempo, além de comprometer a nossa produtividade.
Para evitar este problema, selecionamos algumas dicas que podem auxiliar você a passar menos tempo em reuniões de trabalho, e ainda torná-las mais proveitosas e eficientes.
Dicas sobre como passar menos tempo em reuniões de empresas
Acompanhe uma seleção com dicas especiais que tornarão o seu dia melhor e mais produtivo:
- Desestimule reuniões desnecessárias
É comum perceber nas empresas que muitas reuniões são marcadas para solucionar questões ou problemas comuns, que bem poderiam ser solucionados com um pouco mais de dedicação e atenção do encarregado, enquanto outras, são tão desinteressantes que o tema deveria surgir apenas como menção em uma reunião mais importante. Nestes casos, não pense duas vezes, suspenda tais reuniões desnecessárias.
- Prepare uma pauta
Defina e selecione os temas mais importantes a serem declarados na reunião, estipule dados, tabelas e fatos externos, se achar necessário, reúna todas estas informações em uma pasta organizada, faça cópias e as distribua antecipadamente, para que todos possam se interessar e se preparar com certa antecedência.
- Estabeleça um limite de tempo
Marque um hora exata para o início e término da reunião. Para facilitar esta tarefa, estipule os minutos que você acredita que sejam necessários para a sua apresentação sobre cada tema, contando com uma observação sobre cada um deles, perguntas e discussão. Inicie no horário e, disciplinadamente, termine no limite de tempo estipulado.
- Convide apenas aqueles que considera necessários
As reuniões não devem se tornar palco para apresentações, elas devem ser diretas, focadas e interessantes aos participantes. Caso você se sinta desnecessário numa reunião, também convém deixá-la.
- Vá direto ao assunto
Minimize o tempo da reunião evitando aquele discurso escrito para quebrar o gelo. As reuniões de negócios não foram inventadas para fazer amigos. Você causará uma boa impressão se mostrar ser direto, prático e eficiente.
- Inicie a reunião com os resultados esperados
Declare aos participantes os resultados esperados em termos específicos, logo no início da reunião. Desta forma você evitará que tais informações se tornem menos importantes ao iniciarem eventuais discussões.
- Determine pausas em caso de reuniões muito longas
Em casos de sessões que ultrapassem os 60 minutos, convém declarar algumas pausas para evitar o cansaço dos participantes e a redução na atenção dos envolvidos.
Mas não é preciso dizer que reuniões muito longas não são saudáveis para seus participantes. Por isso, evite se alongar muito nas discussões desnecessárias e faça uma pauta enxuta.
- Mantenhas as discussões sob controle
As longas discussões sobre determinados temas podem tornar as reuniões mais extensas, mas o ideal é que os participantes resolvam a questão antes de tomar o tópico seguinte. Nestes casos convém estimular que uns desenvolvam as ideias dos outros.
Aproveite todas as dicas e utilize melhor o seu tempo, trabalhando de maneira inteligente e produtiva.
FONTE: sobreadministracao
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