Como elaborar um plano de ação utilizando o 5W1H

Aprenda a utilizar a ferramenta baseada em perguntas estratégicas para elaborar um plano de ação efetivo

A primeira vez que tive contato com o 5W1H, confesso que fiquei um tanto intrigada, achei um nome complicado demais para algo tão importante e que poderia ser feito de forma totalmente simplificada. Nunca fui adepta a modismos ou processos complexos, parto da premissa do descomplicar sempre.

No entanto, todas as ferramentas que conhecia até então, pareciam não abarcar a minha necessidade naquele momento, pois precisava de algo que me desse suporte para elaborar um plano de ação delicadíssimo dentro de uma empresa, o que impactaria diretamente no financeiro da organização. E quando falamos em dinheiro, sabemos que devemos ter extrema cautela a cada passo, pois uma distração qualquer e o tombo pode ser grande.

Vale lembrar que o plano de ação é todo o planejamento que fazemos antes de qualquer ação efetiva, para se atingir um objetivo específico. Em outras palavras, é como uma elaboração de estratégia antes do ataque.

E foi justamente pela necessidade de elaborar um plano de ação simples e certeiro que tive contato com a ferramenta 5WH1 que se refere a um mnemograma muito utilizado no meio empresarial, é como se fosse uma espécie de check-list onde as perguntas são a grande sacada disso tudo.

Termo originário de seis palavras em inglês What (o que), When (Quando), Who (quem), Why (por que), Where (onde) e How (como), esta ferramenta tem por objetivo promover um “brainstorm” estruturado, baseado em uma meta clara, como por exemplo, reduzir os custos da empresa ou ainda aumentar a produtividade de determinado setor. Já cheguei a utilizá-la até mesmo para objetivos pessoais com grande sucesso, pois o foco principal é justamente nos ajudar a pensar estrategicamente, por meio de questionamentos e perguntas acerca do que é preciso ser feito, antes de efetivamente fazê-lo.

O fator principal é entender exatamente como cada item interage entre si, pois garante que o processo possa ser feito de forma sistêmica e bem estruturada.

O que me chama atenção no 5W1H é a maneira simples com que ele pode ser elaborado, bastando às vezes apenas uma folha de papel e caneta!

Como utilizo muito o 5W1H, acabei elaborando uma planilha em meu computador, onde coloco a meta a ser atingida e logo abaixo relaciono as perguntas a serem respondidas (O que fazer, quando fazer, quem irá fazer, por que irá fazer, onde irá fazer e como irá fazer), ao final deste processo, tenho o meu plano de ação elaborado, pois sei exatamente o que precisa ser feito, quando, quem serão as pessoas envolvidas e quem ficará responsável por cada parte, além de saber o porquê e como aquilo será feito afastando assim qualquer mal entendido acerca das ações. O fator onde, fecha a tríade por que, como e onde, que tem por objetivo eliminar qualquer ruído de comunicação que possa existir, pois sabendo por que algo precisa ser feito como se deve fazer, e onde a ação torna-se mais lógica para todos os envolvidos.

É importante, no entanto, saber que de nada adianta conhecermos uma ferramenta, se não tivermos contato com ela na prática e ainda, de nada adianta elaborar um plano de ação se este não for concretizado – para isso é preciso “por a mão na massa”, além de estabelecer prazo para o cumprimento de tais metas.

Acredito que o fator prazo é crucial neste caso, pois informa ao cérebro dos envolvidos, que existe inicio, meio e fim do processo e isto é totalmente valido quando falamos de ações voltadas a um objetivo claro ou com metas bem definidas. Se o prazo é adequado, é importante planejar seu tempo e se dedicar para fazer o que precisa ser feito – Foco e planejamento de tempo são essenciais tanto para elaborar, quanto para colocar em prática um plano de ação de sucesso.

Baseada em minha experiência, acredito que o 5W1H pode ajudar muito na elaboração de um plano de ação, que a meu ver é como um mapa ou até mesmo a própria bussola para guiar seus passos rumo a um objetivo, mas isto deve ser feito de maneira séria e integrada, para alcançar o objetivo desejado, e principalmente, da maneira desejada.

E por fim, vale lembrar que de nada adianta ter ferramentas poderosas se as coisas sempre acabam caindo no esquecimento e não são levadas adiante, saiba que plano de ação guardado na gaveta, pode acabar virando plano de estagn(ação) e para falta de atitude e falta de proatividade, não há ferramenta que resolva.

FONTE: administradores