No cotidiano da sua empresa sempre vão acontecer algumas coisas que vão atrapalhar o seu trabalho e diminuir a sua produtividade.
Pode ser uma queda da internet, falta de luz, ou as vezes ate algo mais serio, como um furto ou pane nos equipamentos, mas todas elas tem algo em comum: quando acontecem nós ficamos travados, sem saber o que fazer e isso nos impede de trabalhar.
Nesse cenário a única coisa que você pode fazer é remediar, mas esse processo pode demorar muito e a dor de cabeça ainda é tremenda!
Imagina o trabalho de refazer a sua contabilidade depois de alguém roubar todos os computadores do seu escritório? Ou quando um HD do seu computador queimar?
Eu certamente estaria assim nessa situação!
Vários problemas vão ser impossíveis de prevenir, mas o que podemos fazer é controlar o dano. Porém um risco comum é que você fique imaginando todos os problemas possíveis que podem vir de um problema de infraestrutura e acabe só planejando e fazendo controle de risco, em vez de realmente fazer o que tem que ser feito.
Mas não se preocupe! Alguns problemas são bem mais comuns do que outros, então existe uma forma de alcançarmos um meio termo.
Algumas coisas que você pode fazer para blindar sua empresa contra esses imprevistos:
Tenha uma forma alternativa de gerenciar as tarefas
Se você criar alguma forma de gerenciar suas atividades para ficar na “reserva”, quando acontecer algo que te impede de se organizar, você já terá uma carta na mão.
Como somos uma empresa de internet, qualquer problema na rede ou energia já é suficiente para quebrar totalmente a rotina de trabalho. Por isso, acabei criando um método de me organizar com post-its que quebra um galho enquanto não posso usar o EmpreendeKit.
Mantenha backups das informações mais importantes
Esses dias estava em uma ligação com uma cliente nossa e ela comentou que tinham entrado no escritório dela e roubado tudo. Foi surreal tentar imaginar o perrengue que eles estão passando para reorganizar a empresa.
Para controlar os danos que qualquer evento que leve a perda de informações vai gerar na sua empresa, é sempre importante listar as informações e documentos mais importantes e fazer um backup delas.
Isso pode ser feito através do Dropbox, Google Drive, Pendrive, HD externo… Enfim, o número de recursos para isso é imenso. O melhor é sempre avaliar alguns e decidir qual vai ser o melhor para a sua realidade.
Liste os principais serviços que precisam funcionar e crie redundâncias
Algumas empresas tem serviços que nunca podem dar problema. Imagine se uma empresa de hospedagem de websites tivesse um problema e todos os sites que ela hospeda caíssem?
Nesses casos é fundamental que você tenha mapeado quais são seus serviços essenciais e criar algumas formas de mantê-los funcionando, mesmo quando houver problema.
O exemplo que mais gosto para isso são os geradores alternativos de luz em um hospital. Afinal, quando se tem centenas de pessoas dependendo de máquinas para sobreviver, não podemos contar com a estabilidade da rede elétrica, certo?
Use uma ferramenta Cloud
Algumas maravilhas da tecnologia sempre permitem que melhoremos a nossa vida. No caso da gestão empresarial, uma das inovações que mais gostei dos últimos anos foi a tecnologia de “dados na nuvem”.
Com ela você não precisa instalar os programas usados na gestão da sua empresa nem armazenar seus arquivos (e-mails, documentos, fotos, vídeos, etc.). Todas as informações ficam nos servidor das empresas e tem a garantia da segurança de protocolos de segurança avançados.
A principal vantagem de tudo isso é que você pode acessar seus dados de qualquer lugar e não precisa se preocupar com o backup de todos os seus arquivos.
Como nós tentamos sempre estar na vanguarda da tecnologia, a nossa ferramenta de gestão, o EmpreendeKit, também é toda na nuvem. Nele você consegue cuidar de toda a sua empresa, desde a parte financeira até a de tarefas e clientes.
Assim como na parte de backup, o importante é escolher uma ferramenta que se adapte à sua realidade. A nossa ferramenta por exemplo, é focada no dia-a-dia da gestão de pequenas e microempresas empresas prestadoras de serviços.
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