Um assistente pode reduzir a carga de gerenciamento de e-mail de formas que sistemas autmoatizados não podem, sejam eles plugins de terceiros ou filtros que você configurou na sua caixa de entrada
O quanto da sua vida é gasto lendo, deletando e respondendo e-mails? Nem todos os e-mails são iguais e nem todos precisam de sua inteira atenção. A vice-presidente de mídias sociais da Vision Critical, Alexandra Samuel, explicou em recente postagem no blog da Havard Business Review.
"Um assistente pode reduzir a carga de gerenciamento de e-mail de formas que sistemas autmoatizados não podem, sejam eles plugins de terceiros ou filtros que você configurou na sua caixa de entrada. Assistentes podem funcionar como um sistema de triagem de e-mails, conduzir sua caixa de entrada e até mesmo responder às mensagens individualmente."
Há algumas formas de reduzir o tempo gasto com o caos da caixa de entrada de e-mails. A Fast Company selecionou três dicas de Alexandra Samuel:
1. Decida o que e quanto delegar
Se você não está confortável com a ideia de entregar o controle da sua caixa de entrada para outra pessoa, faça um planejamento do que e o quanto você irá passar para responsabilidade dela. Samuel aconselha, se você quiser manter maior controle, a criação de uma segunda conta de e-mail, assim o seu assistente poderá ter acesso ao primeiro endereço e suas informações confidenciais poderão ser enviadas à conta secundária.
2. Estabeleça um processo que funcione
Ao estabelecer as regras básicas para a sua colaboração, é importante definir claramente as expectativas com o seu assistente, Samuel observa. Ela recomenda o uso de serviços de delegação (como os oferecidos pelo Gmail e Outlook) que permitem que outras pessoas acessem sua caixa de entrada sem se obter a sua senha. Decida de antemão se o seu assistente irá responder aos seus e-mails recebidos como você, sob o próprio nome, ou encaminhar certas mensagens para você.
3. Forneça respostas prontas
Se o assistente vai estar respondendo a e-mails em seu nome, é melhor para fornecer modelos de respostas para que eles utilizam, diz Samuel. Tenha alguns prontos para ir para si mesmo, bem como, para quando você planeja enviar um item ao seu assistente para acompanhamento. Por exemplo, "Envio em cópia para meu assistente, Jeff Jones, e ele vai estar em contato com você para agendar um horário de reunião para a próxima semana."
"E-mail é uma grande parte da carga de trabalho para a maioria dos profissionais", diz Samuel. Com o auxílio de alguém nessa área, todas as suas atividades vão ser agilizadas.
FONTE: administradores
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