O segredos do 5s
Neste exemplo, a iniciação do método 5S seguiu um roteiro já conhecido e aplicado em várias empresas do Grupo. Veremos a seguir a exposição cronológica das etapas de implantação, acompanhe:
a) Definição da amplitude do programa. Visando a manutenção do foco principal e obtenção de sucesso na implantação, é necessário definir quais as áreas a serem focadas na primeira etapa, aquelas com maior urgência. Esta definição é feita pelo comitê 5S, grupo formado por funcionários da empresa, cuja função é multiplicar conhecimentos sobre o 5S, monitorar a execução do Programa e avaliar os resultados obtidos.
b) Mapeamento e divisão da empresa em áreas. Esta etapa visa a divisão da empresa em células para que se torne mais fácil o controle da implantação e a realização das auditorias.
c) Realização de treinamento de capacitação dos auditores de 5S. Para garantir o bom nível e a confiabilidade das auditorias, é necessário realizar o treinamento de capacitação de funcionários escolhidos como auditores de 5S. Existe ainda a necessidade que a empresa realize ao longo dos meses novos treinamentos buscando capacitar cada vez mais os funcioários a realizarem as próximas auditorias.
d) Realização e manutenção de registros fotográficos. Com o intuito de garantir um histórico da implantação do 5S na empresa, realiza-se em cada setor o registro de fotos que serão posteriormente utilizadas nas apresentações dos resultados e sensibilização dos funcionários nos treinamentos, jornal interno e divulgações em geral.
e) Definição de padrões de identificação e marcações. Visando assegurar o cumprimento do senso de padronização deve-se definir padrões a serem utlizados por toda a organização a fim de que se tornem unificadas as identificações de arquivos, pastas, armários, gavetas, etc.
f) Desenvolvimento de material informativo e treinamentos de 5S. Caso a empresa tenha recursos financeiros suficiente, atingir a todos os funcionários da empresa com cartilhas de instrução e apresentações é muito válido. O objetivo é capacitar 100% do efetivo da organização para garantir que todos tenham conhecimento dos conceitos e capacidade de executá-los.
g) Programação e execução da semana de lançamento do Programa 5S. Para garantir que todas as atividades planejadas para a semana de lançamento do Programa sejam realizadas com sucesso, é necessária a definição das áreas de descarte para o dia D (dia em que se colocou em prática o Programa 5S, a começar pelos 3 primeiros conceitos: seleção,ordenação e limpeza).
O dia D é marcado pela verificação e descarte de todos os materiais considerados inúteis ou desnecessários para realização das atividades. Para descarte destes materiais utiliza-se vários pontos da empresa demarcados e identificados como áreas de descartes onde os funcionários depositarão os materiais para posteriormente serem remanejados ou arrematados em leilões internos.
h) Planejamento e realização dos ciclos de auditorias de 5S. Para verificação das medições e resultados obtidos deve-se elaborar uma escala onde cada dupla de auditores ficará responsável por uma determinada área da empresa auditando no primeiro ciclo os pontos referentes aos 3 primeiros sensos. No fim das auditorias todos auditores têm como responsabilidade a elaboração do relatório para que seja possível garantir a qualidade e confiabilidade do ciclo de auditorias e divulgação dos pontos positivos e negativos às áreas auditadas.
i) Divulgação dos resultados das auditorias de 5S e premiação dos melhores desempenhos. A divulgação dos resultados das auditorias pode ser feita através de e-mails, jornal interno e quadros de gestão à vista por toda a empresa. A exposição dos resultados é necessária para que todos os funcionários saibam o desempenho alcançado por seus respectivos setores, e também funciona como incentivo à busca por resultados cada vez melhores.
j) Elaboração de planos de ação. Após a realização das auditorias os problemas encontrados devem ser tratados através de reuniões para a elaboração de um plano de ação no formato 5W2H com a definição das ações, prazos e responsabilidades necessárias para a resolução dos problemas identificados e manutenção dos benefícios adquiridos após a implantação do 5S na empresa.
As etapas apresentadas acima podem dar a impressão de complexidade ao processo, porém mesmo com as ferramentas de conceitos mais simples, como é o 5S, é necessário adotar uma implantação bem estruturada para que os resultados sejam sólidos e principalmente duradouros.
FONTE: sobreadministracao
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