quarta-feira, fevereiro 5

Matriz GUT - Conceito e Aplicação

O que é a Matriz GUT



A Matriz GUT é uma ferramenta bastante utilizada pelas empresas, principalmente, com o intuito de priorizar os problemas e consequentemente tratá-los, levando em conta suas gravidades, urgências e tendências. Essa ferramenta auxilia na formação de estratégias, projetos e também na coleta de dados (devido ao desenvolvimento de informações). Podemos dizer, que a Matriz GUT é bastante similar a Matriz SWOT e por isso uma complementa a outra, pois ambas podem analisar os ambientes internos e externos da organização, com um diferencial em relação à Matriz GUT, que é a possibilidade de quantificar as informações e de pontuar os itens analisados de acordo com o seu grau de prioridade.

A técnica GUT foi desenvolvida por Kepner e Tregoe, com o objetivo de orientar decisões mais complexas, isto é, decisões que envolvem muitas questões. A mistura de problemas por si só gera confusão, ou seja, dificulta a visão do administrador na identificação dos problemas prioritários e sua relevância. Nesse caso é preciso separar cada problema que tenha causa própria e somente após isso, saber qual a prioridade na solução dos problemas identificados. A Matriz GUT atua justamente nessa finalidade, selecionando e escalonando os problemas levando em conta o impacto positivo e negativo de sua correção.

Como montar a Matriz GUT


Pra facilitar o entendimento, nós iremos dividir o processo de montagem da matriz em etapas. 

Primeira Etapa

Primeiramente, é necessário listar todos os problemas e aspectos relacionados às atividades que você deseja realizar. Durante a montagem da matriz, é importante detalhar corretamente os pontos analisados, contemplando todos os seus aspectos como demonstrado na primeira tabela da figura abaixo:

Matriz GUT

Segunda Etapa

Nessa etapa você vai dar uma pontuação para cada um dos problemas listados em relação a sua gravidade, urgência e tendência. As notas são dadas de acordo com alguns critérios, que são: situações menos favoráveis (graves) que recebem a nota mais alta (5), enquanto as outras vão decrescendo até chegarem nas situações mais favoráveis (leves e brandas) que recebem a menor nota (1). Ao final da atribuição das notas, é importante identificar o número que mostrará o grau de prioridade do problema em questão. Para isso, deve-se multiplicar os quocientes gravidade x urgência x tendência (G x U x T), observando o problema que obtiver o maior resultado como a principal prioridade a ser corrigida.

No caso da segunda tabela na figura acima, o principal problema encontrado após a multiplicação dos fatores foi - fazer o backup completo do banco de dados, que atingiu 75 pontos na Matriz GUT.

Terceira Etapa

Após definir, listar e identificar através da multiplicação dos fatores as notas de cada um dos problemas, é necessário traçar o plano de ação em relação aos problemas ordenados, levando em consideração cada um dos aspectos da matriz: gravidade, urgência e tendência.  É importante considerar também cada um dos fatores de modo isolado, sempre observando suas particularidades e seu grau de relevância. Para deixar essa questão mais clara, podemos especificar os aspectos da seguinte forma:

> Gravidade: Representa o possível dano ou prejuízo que pode decorrer de uma situação. Interpreta o impacto que algum dos problemas em análise pode ocasionar se caso venha a ocorrer. Seus efeitos devem ser analisados a médio e longo prazo.

> Urgência: Representa a questão do tempo que existe para resolver o problema ou dada situação. Quanto maior a urgência, menor será o prazo disponível para resolver o problema em questão e vice versa.

> Tendência: Esse aspecto representa o grau de crescimento ou decrescimento do problema com o passar do tempo. Nesse quesito analisa-se a evolução da situação.

Os aspectos acima citados podem ser frutos de uma soma que complementará o fator multiplicador da Matriz GUT, auxiliando na identificação dos principais problemas a serem combatidos. É interessante salientar que no momento da atribuição das notas deve-se pensar nos fatores de acordo com a figura abaixo:

Aspectos da Matriz GUT

Conclusão 


A Matriz GUT é uma ferramenta excepcional para todo e qualquer gestor, pois possibilita uma avaliação quantitativa fornecendo números consistentes e com específico grau de prioridades. Com ela, torna-se possível priorizar ações corretivas e preventivas que reduzem ou extinguem os problemas identificados. Além desses atributos, a Matriz GUTé uma ferramenta de extrema simplicidade, fácil de ser montada e aplicada, podendo ser utilizada para diversas finalidades, como também em conjunto com outras ferramentas de gestão já conhecidas na Administração (Swot, Pareto, Ishikawa, etc.). Com certeza se trata de uma ferramenta de suma importância para a administração e que deve ser levada em conta por todo administrador. E vocês pessoal, possuem exemplos de aplicações da Matriz GUT? Se sim, compartilhem conosco!


FONTE: portal-administração

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