Cerca de dois anos atrás minha vida era
bem mais calma e não tinha problemas de organização já que não trabalhava
e a rotina da faculdade era relativamente tranquila. Se você não tem muita
coisa para fazer, é bem fácil se organizar, certo? Assim sendo, o que era muito
importante eu simplesmente escrevia na mão e isso era suficiente.
Entretanto,
as coisas mudaram e logo que entrei no mercado de trabalho, o quesito
organização começou a se tornar um complicador. Milhares de tarefas surgiram e
comecei a ficar perdido com tanta coisa para fazer, já que nunca tinha passado
por uma experiência semelhante.
O
formalismo da indústria: Tentando organizar o dia em um mamute de papel
No meu
1º emprego, em uma grande multinacional, eu era subordinado a várias pessoas e
cada uma delas fazia pedidos diferentes, muitas vezes sem relação entre si.
Isso gerava um grande volume de tarefas dispersas, que eu gerenciava com uma
agenda de papel.
Até
certo ponto, essa forma de organização servia, mas acabava tendo dificuldades
em priorizar as tarefas e definir importância para elas. Sem falar de ter que
carregar um mamute de papel por todo o lado – apesar do caderno ser bonitão,
dificilmente era prático.
Rotina
de um empreendedor: A lendária técnica de anotar na mão
Pouco
tempo depois, vim para a Empreendemia e as dificuldades em me organizar mudaram
bastante, já que a vida de um empreendedor é bem diferente da rotina de um
funcionário de indústria.
Como a
vida empreendedora é mais dinâmica, precisava mudar as tarefas várias vezes por
dia e o problema de priorização transformou-se em falta de agilidade e
dinamicidade.
Como o
caderno não estava funcionando, mudei de hábito e comecei a organizar meu dia a
dia em um papel, além de voltar a anotar na mão as tarefas mais importantes.
Claro que esses métodos me deram mais agilidade, mas ainda assim, acabava me
perdendo na papelada e encurtava tudo o que ia anotar, para caber na minha mão.
Depois
da tempestade…
Como
depois da tempestade, sempre vem a bonança, em um momento de epifania cheguei à
conclusão que apenas uma boa ferramenta de organização de tarefas não era
suficiente para melhorar essa parte da minha vida.
Decidi
então sair em busca da verdade sobre a organização, o universo e tudo mais.
Durante
essa jornada, cheguei à conclusão que havia algumas coisas que podiam me ajudar
a alcançar o estado da arte da produtividade.
Separe
um tempo para planejar seu dia
Toda
manhã eu separo um tempo para avaliar o que fiz no dia anterior e o que preciso
fazer hoje. Nesse período, paro para avaliar meu dia de uma maneira mais
sistêmica e estimo o tempo que levarei para fazer as tarefas. Isso ajuda a ver
se terei tempo para tudo o que preciso fazer dentro das 24h e como vou
priorizar essas atividades. Todos gostaríamos de 30h, mas infelizmente, estamos
presos nas 24h.
Deixe
folga para imprevistos
Nesse
processo de planejamento, também tive que me acostumar a deixar folgas no meu
planejamento para imprevistos, que sempre acontecem. Não adianta deixar uma
agenda apertada, uma vez que qualquer imprevisto vai acabar com a sua
organização.
Foque
no que é importante
Um
empreendedor tem muita coisa a fazer e não tem tempo a perder, então é muito
importante separar o joio do trigo. Com o tempo fui vendo que estava dando
muita atenção para o joio e isso acabava me espremendo para fazer as atividades
que eram importantes.
Para
mudar essa situação, dentro do meu planejamento fazia questão de identificar o
que era essencial. Então na prática, simplesmente passei a me policiar
perguntando: Isso que eu estou fazendo, realmente é o que eu tinha me proposto
a fazer?
Reserve
horários para atividades específicas
Como
meu dia é dividido entre tarefas recorrentes e projetos novos, comecei a
separar alguns horários para os processos repetitivos e deixo o resto do dia
livre para os trabalhos mais criativos.
Use uma
boa ferramenta de organização
Quando
vi que a maior parte dos meus problemas de organização era mais de hábitos do
que a falta de uma ferramenta, reorganizei a maneira com que gerenciava meu dia
a dia. Essa mudança de hábito me trouxe algumas melhorias, porém ainda me
faltava algum lugar para compilar todas as atividades que tinha que fazer de
forma rápida, fácil e que contemplasse meu mais novo método.
Esse lugar mágico que encontrei foi o Tarefas,
aplicativo de organização de tarefas doEmpreendeKit. Quando comecei a usá-lo senti uma sensação de
plenitude, pois foi realmente o momento que me senti completo com a mudança de
hábitos, como se o ciclo da produtividade infinita houvesse fechado.
Sendo
simples e rápida, essa ferramenta permite que eu arraste minhas tarefas de um
dia para outro e defina o que é importante ou não. Essas características estão
100% alinhadas com o que eu precisava: uma ferramenta extremamente dinâmica!
Além disso, o EmpreendeKit também me ajudou em algo essencial: pelo
fato de eu poder, dentro dele, gerenciar meus clientes e finanças, eu consigo
num lugar só organizar a gestão da empresa inteira – gastando menos tempo com
organização e investindo tempo no que importa: projetos, vendas e clientes
(veja mais sobre o EmpreendeKit aqui).
Foi
muito difícil conseguir chegar a um nível de organização satisfatório. Parar
para respirar e avaliar o que podia fazer para melhorar foi fundamental.
Escolher uma ferramenta que fosse simples e se
adequasse às minhas necessidades foi tão importante quanto, já que sem ela o
método não adiantaria nada.
FONTE: saiadolugar
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